Les webinaires, ou séminaires en ligne, sont des événements interactifs en direct auxquels tout le monde peut assister, quel que soit son emplacement géographique. Ils font partie des meilleurs outils de marketing pour les entreprises qui cherchent à apporter de la valeur à leur public et à s’établir en tant que leaders de l’industrie.
Aujourd’hui, n’importe qui peut héberger un webinaire, mais cela ne signifie pas que cette entreprise ne nécessite pas une préparation approfondie pour réussir. Si vous envisagez d’organiser un webinaire en ligne, voici un aperçu détaillé du processus.
Comment organiser un webinaire en ligne
Avant de commencer à inviter des participants et à organiser votre matériel, la question la plus critique à aborder est la plate-forme que vous utiliserez. Avec le bon logiciel, vous serez en mesure de rationaliser le processus et de faire une impression professionnelle sur tous vos participants.
Grâce à l’essor des événements en ligne, il existe aujourd’hui de nombreuses excellentes solutions de webinaires parmi lesquelles choisir. Zoho Meeting est l’une des principales options avec une sécurité exceptionnelle et de nombreuses fonctionnalités pour engager votre public, nous l’utiliserons donc comme exemple dans ce guide.
Zoho Meeting propose des solutions de webinaires gratuites pour les événements d’une durée maximale de 60 minutes avec un maximum de 100 participants. La version payante permet plus de téléspectateurs et inclut également des avantages précieux comme le stockage d’enregistrement dans le cloud. Avec Zoho Meeting, vous pouvez personnaliser vos formulaires d’inscription pour conserver votre image de marque, partager un écran ou une application pour communiquer efficacement votre message, interagir avec votre public via des sondages, des questions-réponses, permettre aux participants de parler, de lever la main et plus encore.
Voici à quoi vous attendre lorsque vous hébergez un webinaire à l’aide de Zoho Meeting.
Choisissez un sujet engageant
Un webinaire réussi commence par le bon sujet. Votre choix ne doit pas être un coup de poignard dans le noir. Il serait utile que vous étayiez votre décision par des recherches pour vous assurer que votre sujet est pertinent pour votre public et que vos efforts porteront leurs fruits.
Découvrez les problèmes liés à l’industrie auxquels votre public cible est confronté et proposez une solution. La fréquentation sera élevée.
Sélectionnez le bon présentateur
À moins que vous ne prévoyiez d’organiser vous-même l’événement, vous devrez trouver la bonne personne pour parler. Cette personne représentera l’ensemble de votre entreprise lors de l’événement, une sélection rigoureuse est donc primordiale. La personne doit bien connaître le domaine que votre webinaire doit couvrir. En même temps, il doit être un excellent orateur public qui sait comment engager un public et interagir avec lui. Vous pouvez inviter des co-organisateurs de webinaires de votre propre organisation ou de tout conférencier externe (qui n’a pas de compte Zoho Meeting).
De plus, inviter un conférencier invité peut ajouter plus d’intérêt à l’événement. C’est également un excellent moyen d’augmenter la fréquentation, car une personne bien connue attirera son propre public vers votre webinaire. Les co-organisateurs qui gèrent l’engagement des participants peuvent également rejoindre le webinaire à partir de leurs appareils mobiles.
Inscrivez-vous à la réunion Zoho
Lorsque vous avez une idée de ce que couvrira votre événement, il est temps de le mettre en place. Commencez par créer un compte Zoho Meeting . Vous bénéficierez d’un essai gratuit de 14 jours si c’est la première fois que vous utilisez leur solution.
Source : Zoho.com
Planifiez votre webinaire
Une fois que vous êtes connecté à votre compte Zoho Meeting, vous pouvez créer votre premier événement. Cliquez sur « Planifier » pour entrer les détails de votre webinaire.
Tout d’abord, vous devrez trouver un titre et une description attrayants. Ces facteurs peuvent faire ou défaire l’intérêt des gens pour votre événement, alors rendez-le attrayant. Si vous avez invité un conférencier invité, assurez-vous d’inclure son nom dans le titre.
Ensuite, vous devrez choisir une heure et une date pour votre événement et déterminer sa durée. Cela peut être délicat, surtout si votre public cible provient de différents fuseaux horaires. Déterminez la date et l’heure qui conviennent le mieux à vos participants potentiels. Bien que votre public provienne de différents fuseaux horaires, il peut voir la date et l’heure du webinaire dans son fuseau horaire local lors de son inscription au webinaire.
Assurez-vous que votre webinaire n’entre pas en conflit avec d’autres événements importants. En même temps, ne précipitez pas l’événement. Laissez-vous suffisamment de temps pour vous préparer.
Créez votre formulaire d’inscription
Les participants peuvent s’inscrire à votre webinaire via un formulaire d’inscription. La prochaine étape consiste à personnaliser ce formulaire pour recueillir les informations dont vous avez besoin sur les participants. Certains champs, comme le nom et l’adresse e-mail, seront inclus par défaut dans Zoho Meeting, mais vous pouvez facilement en modifier et en ajouter d’autres. Voici comment cela fonctionne:
- Cliquez sur « Gérer les champs » pour supprimer ou modifier des champs.
- Rendez n’importe quel champ obligatoire en appuyant sur l’option « * » à côté de celui-ci.
- Ajoutez des champs prédéfinis avec le bouton « + » à côté du champ souhaité.
- Créez des champs personnalisés en cliquant sur « Ajouter des champs personnalisés ».
Vous pouvez également modérer l’inscription. Zoho Meeting propose deux modes d’approbation :
- Le mode d’approbation automatique permet à quiconque de se joindre en remplissant le formulaire d’inscription.
- L’approbation manuelle vous permet de décider si chaque personne peut rejoindre ou non.
Les paramètres avancés vous permettent également de personnaliser vos préférences en détail. Certaines options incluent :
- Limitation du nombre de participants
- Restreindre l’inscription par région
- Inscription obligatoire pour participer
Source : Zoho.com
Enfin, ajoutez votre image de marque au formulaire d’inscription pour garder votre image cohérente. Votre logo apparaîtra non seulement sur le formulaire d’inscription, mais également dans les e-mails de confirmation, de rappel et de remerciement.
Faire connaitre
Après avoir mis en place votre événement, il est temps de le promouvoir. Publiez l’événement sur différents canaux comme votre site Web ou votre blog, les médias sociaux de la campagne par e-mail et bien plus encore pour commencer à collecter des participants. Vous avez également la possibilité d’intégrer le widget d’inscription n’importe où sur le Web. Vous pouvez également suivre les inscriptions à partir de différents canaux en utilisant la fonction de suivi de la source. N’oubliez pas d’envoyer des rappels par e-mail à l’approche de l’événement pour augmenter la fréquentation. Vous pouvez définir plusieurs rappels automatisés par e-mail.
Pratiquez votre présentation
Bien que l’interface de Zoho Meeting soit conviviale, c’est une bonne idée de tester ses fonctionnalités à l’avance pour vous assurer qu’aucun obstacle technique ne gâchera votre webinaire. La pratique vous rendra également plus confiant en utilisant la plateforme. Vous pouvez faire un essai et ajuster les détails de votre présentation en conséquence. Zoho Meeting offre également la possibilité d’avoir une séance d’entraînement avant le webinaire sans la diffuser en direct à tous les participants. Le présentateur et les co-organisateurs peuvent effectuer un test avant la mise en ligne.
Les étapes finales
Lorsque vous souhaitez toucher un public plus large pour votre événement sans qu’il assiste au webinaire, vous pouvez simplement diffuser votre événement en direct sur YouTube. La meilleure partie de l’engagement du public une fois votre événement terminé est de le diriger vers votre site Web ou votre page personnalisée. Vous pouvez le faire en configurant l’URL de post-participant avant le webinaire. Votre travail ne se termine pas avec votre webinaire. Quelques étapes finales vous aideront à tirer le meilleur parti de votre événement.
Source : Zoho.com
Assurez-vous de faire un suivi auprès des participants pour recueillir des commentaires précieux qui vous permettront d’organiser un événement encore meilleur à l’avenir. Vous devez également les remercier pour leur contribution et leur demander s’ils ont d’autres questions sur le sujet. Vous pouvez configurer des e-mails de suivi automatisés qui peuvent être personnalisés avec des configurations avancées telles que la configuration de la durée pour déclencher un e-mail, un e-mail personnalisé en html riche, y compris le lien d’enregistrement, etc.
Vous devez également analyser les données à l’aide d’analyses de webinaires pour déterminer les domaines dans lesquels vous devez vous améliorer. Enfin, passez en revue les images enregistrées de votre webinaire et mettez-les à la disposition de ceux qui ont manqué la diffusion en direct.
Hébergez votre webinaire en toute confiance
Les webinaires sont un moyen incroyablement efficace de vous établir en tant que professionnel fiable auprès de votre public. Que vous souhaitiez créer de nouvelles relations commerciales ou élargir la portée de votre marque, un événement en direct où vous pouvez communiquer directement avec les parties intéressées vous donne le pouvoir de le faire. Heureusement, des solutions de webinaires à la pointe de la technologie comme Zoho Meeting simplifient le processus.
Avez-vous déjà animé un séminaire ? Avez-vous des conseils utiles pour réussir l’événement ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
/how-to-host-an-online-webinar/